Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik – Bagi Anda yang bergerak di bidang perdagangan, surat penawaran merupakan salah satu dokumen penting yang wajib Anda buat saat melakukan negosiasi dengan pihak lain. Banyak orang yang berfikir jika pembuatan surat penawaran tidaklah terlalu penting.
Tetapi, melalui surat penawaran inilah, kerjasama yang baik dengan pihak lain akan terwujud untuk kemajuan perusahaan Anda ke depannya.
Untuk lebih memahami arti dan cara membuat surat penawaran, di bawah ini akan diuraikan penjelasan singkat mengenai surat penawaran beserta contoh surat penawaran yang dapat Anda jadikan referensi jika Anda ingin membuat surat penawaran ke pihak lain.
Daftar isi
Contoh Surat Penawaran Barang Elektronik
Di bawah ini akan disajikan contoh surat penawaran barang elektronik untuk memudahkan Anda dalam proses pembuatannya!
PT. Agung Sentosa Jaya
Jalan Raya Tunggul Sari No. 54, Sukasari, Bandung
No. Telp (0564) 7687954
Email : agungsj@yahoo.com
Website : www.agungsj.co.id
Bandung, 12 Oktober 2018
Nomor : 89/STD/V/2018
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Penawaran Barang Elektronik
Kepada
Yth. Manager PT. Angkasa Jaya
Di tempat
Dengan hormat,
Dengan surat ini, perkenankanlah kami untuk memperkenalkan diri. Kami dari PT. Agung Sentosa Jaya merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang elektronik yang telah berdiri lebih dari 20 tahun. Eksistensi dari perusahaan kami juga dapat dilihat dengan terjalin baiknya hubungan kerjasama kami dengan berbagai perusahaan di Indonesia.
Bersama ini, kami juga ingin menawarkan produk elektronik kepada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Produk kami terdiri dari berbagai merk dengan harga yang bervariatif yang dapat disesuaikan dengan permintaan Anda. Kualitas dari produk kami juga terjamin keasliannya sehingga Anda tidak perlu merasa khawatir.
Kami juga siap untuk melakukan negosiasi terkait harga dari produk yang kami tawarkan beserta mekanisme pembeliannya jika PT. Angkasa Jaya berminat melakukan kerjasama dengan kami. Sebagai bahan pertimbangan, kami sertakan beberapa dokumen sebagai lampiran antara lain:
- Dokumen Profil Perusahaan
- Katalog Produk
- Mekanisme Kerjasama
- Dokumen-dokumen penting lainnya
Besar harapan kami agar dapat menjadi supplier barang elektronik di perusahaan Bapak/Ibu. Semoga surat penawaran ini dapat menjadi awal terjalinnya kerjasama antara PT. Agung Sentosa Jaya dengan PT. Angkasa Jaya.
Untuk informasi lebih lanjut, dapat menghubungi sales representative atau customer servis kami atas nama M. Hasan di nomor telepon 087988868778/084878767888.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
PT. Agung Sentosa Jaya
M. Ihsan
Manager Marketing
Pengertian Surat Penawaran
Untuk membuat surat penawaran yang benar, alangkah baiknya jika Anda mengetahui terlebih dahulu apa itu surat penawaran. Surat penawaran dapat didefinisikan sebagai surat yang dibuat kepada pihak lain yang bertujuan untuk menawarkan kerjasama, barang maupun jasa. Surat penawaran akan dibuat setelah perusahaan tujuan atau klien mengirimkan surat permintaan kepada kita.
Setelah surat penawaran dibuat maka akan terjalin kerjasama antar perusahaan jadi bisa dikatakan jika surat penawaran merupakan pembuka kerjasama perusahaan Anda dengan perusahaan lain. Melalui surat penawaran juga, negosiasi awal dengan perusahaan lain dilakukan.
Bagian-bagian Surat Penawaran
Dalam pembuatan surat penawaran harus memperhatikan beberapa kaidah agar surat penawaran yang dibuat baik dan benar.
Salah satunya adalah surat penawaran harus memuat beberapa bagian penting yang berfungsi sebagai kelengkapan surat antara lain:
1. Kop Surat
Surat penawaran merupakan jenis surat resmi, jadi dalam pembuatannya Anda harus menyertakan kop surat yang berada pada posisi paling atas. Kop surat berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon perusahaan, email serta alamat website perusahaan. Identitas perusahaan dapat dilihat melalui kop surat.
2. Kepala Surat
Kepala surat terdiri dari nomor surat, lampiran dan hal yang menjadi dasar dibuatnya surat penawaran serta tujuan surat.
3. Tanggal Surat
Saat membuat surat penawaran, sertakan pula tanggal pembuatan surat agar pihak tujuan atau klien mengetahui kapan surat penawaran tersebut dibuat.
4. Pembuka Surat
Pada bagian pembuka surat penawaran biasanya diberikan penjelasan secara singkat.
5. Isi Surat
Bagian isi surat merupakan bagian terpenting dalam surat penawaran karena pada bagian ini akan dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan surat penawaran.
Pada umumnya, pada bagian ini akan dijelaskan mengenai produk, jasa atau kerjasama yang ditawarkan, cara pemesanan, cara pengiriman produk, dan cara pembayaran.
6. Penutup Surat
Pada bagian penutup surat biasanya berisi himbauan mengenai kerjasama yang akan dilakukan, jadi Anda harus membuat sebuah penutup surat yang dapat memicu klien agar dapat bekerjasama dengan perusahaan Anda.
Sertakan pula kontak yang dapat dihubungi klien untuk memudahkan klien menghubungi perusahaan Anda.
Indikator Surat Penawaran yang Baik dan Benar
Bagi Anda yang ingin mencari referensi mengenai contoh surat penawaran, Anda akan dapat dengan mudah menemukannya di internet.
Untuk mengetahui benar tidaknya contoh surat penawaran tersebut, Anda dapat menggunakan hal-hal di bawah ini sebagai indikator yaitu:
1. Identitas Perusahaan
Surat penawaran yang baik, akan mencantumkan identitas perusahaan yang biasanya terdapat dalam kop surat. Pada bagian isi surat penawaran, juga akan diberikan penjelasan singkat mengenai profil perusahaan.
Jika ingin mencantumkan profil perusahaan secara jelas, maka sertakan pada bagian lampiran. Dengan adanya identitas perusahaan, klien akan langsung mengetahui siapa yang mengirim surat penawaran tersebut.
2. Jumlah Stok Barang
Untuk mempermudah klien dalam menjalin kerjasama, pada bagian lampiran akan disertakan jumlah stok barang yang dimiliki oleh perusahaan.
Hal ini untuk menunjukkan jika perusahaan Anda mampu memenuhi jumlah permintaan barang yang diajukan klien. Untuk itu, Anda dapat mencari contoh surat penawaran yang melampirkan jumlah stok barang.
3. Penjelasan Produk
Surat penawaran yang baik juga akan melampirkan penjelasan mengenai produk yang ditawarkan. Detail dan spesifikasi produk serta jenis-jenis produk pilihan apa saja yang diberikan.
Hal ini dapat menjadi pertimbangan bagi klien untuk menjalin kerjasama terkait produk yang ditawarkan.
4. Harga Khusus
Hal utama yang menjadi bahan pertimbangan saat membeli barang yaitu harga barang. Oleh sebab itu, berikan harga khusus kepada klien berdasarkan banyak barang yang diminta.
Anda dapat membuat sebuah tabel yang berisi banyaknya harga yang disesuaikan dengan banyaknya permintaan barang. Semakin banyak barang yang diminta maka semakin murah harga yang ditawarkan.
5. Tata Cara Pembayaran
Setiap perusahaan pasti memiliki kriteria tersendiri dalam sistem pembayarannya. Untuk itu, carilah contoh surat penawaran yang menyertakan tata cara pembayaran.
Cara pembayaran yang dipilih perusahaan ada yang harus melakukan pembayaran tunai, menggunakan DP ataupun kredit. Tata cara pembayaran yang telah disetujui akan membuat kerjasama dapat terjalin dengan baik ke depannya.
6. Pengiriman Barang
Cara pengiriman barang juga dapat menjadi pertimbangan bagi klien saat akan melakukan kerjasama dengan perusahaan Anda. Pastikan barang yang diminta oleh klien dapat sampai di tujuan dengan selamat dan tanpa kerusakan.
7. Sifat Penawaran Dengan Klien
Sifat penawaran yang ditawarkan ada yang terikat, bebas ataupun berjangka waktu. Oleh sebab itu, lampiran mengenai jenis penawaran dengan klien juga diperlukan dalam surat penawaran.
8. Dokumen Administrasi Pendukung
Sertakan dokumen administrasi pendukung seperti NPWP, SIUP dan TDR untuk meyakinkan klien agar mau bekerjasama dengan perusahaan Anda.